법률 회사, 정부 기관 또는 의료 기관에서 일해 보셨다면 문서 보존의 중요성을 잘 알고 계실 것입니다. 많은 기업과 기관에서는 규정 준수를 위해 전자 문서를 장기간 보관하고, 감사, 분쟁 또는 소송에서 법적 증거 자료로 활용하고자 합니다.
PDF는 다른 형식에 비해 수많은 이점을 제공하기 때문에 많은 기업이 문서 보존에 사용하는 가장 인기 있는 형식입니다. PDF는 보편적으로 호환되며 어떤 기기에서든 열고 볼 수 있습니다. 또한 비디오, 링크, 양식 등 다양한 미디어를 지원하고 공유 및 인쇄가 간편합니다. 하지만 PDF는 특히 파일을 장기간 보관하려는 경우 제약이 따릅니다.
표준 PDF는 외부 파일, 링크 및 미디어에 의존하기 때문에 시간이 지남에 따라 이러한 참조를 파일에서 사용할 수 없으면 렌더링에 실패하여 데이터 손실로 이어질 수 있습니다. 또한 PDF는 편집 및 변조될 수 있으며, 이는 법적 증거로 사용할 수 없는 경우가 많고 보관에 유연성이 떨어집니다.
바로 이 부분에서 PDF/A 형식이 중요한 역할을 합니다. PDF를 PDF/A로 변환하면 문서의 레이아웃, 글꼴, 크기 및 서식을 보호할 수 있으며, 수십 년 동안 재사용 가능하고 법적 기준을 준수할 수도 있습니다.
법률 회사의 규정 준수 담당자, IT 회사의 재무 관리자, 또는 PDF 형식으로 문서를 저장하려는 개인 등 누구에게나 이 가이드는 PDF의 중요성, 파일 규정 준수, 다양한 PDF/A 버전, PDF/A 변환에 적합한 도구 등 모든 질문에 대한 답을 제공합니다. 준비되셨다면 시작해 보세요.
PDF에서 PDF/A로 변환 이해하기
PDF는 Portable Document Format의 약자이며, PDF/A의 "A"는 Archive를 의미합니다. PDF/A는 전자 문서의 장기 보관을 위해 설계된 ISO 표준 PDF 형식 입니다. PDF/A의 목표는 장기적인 파일 접근성과 복제를 보장하는 것입니다.
뷰어에 따라 변경되는 일반 PDF와 달리, PDF/A 파일은 완전히 자체 참조되고 독립적입니다. 따라서 향후 소프트웨어 변경이나 기타 기술적 변화에 관계없이 파일 안정성과 접근성이 보장됩니다.
더욱이 PDF/A는 ISO 표준을 준수하여 나중에 문서를 열더라도 문서가 동일하게 보이도록 엄격한 요건을 충족합니다. 이것이 PDF/A가 업계 표준으로 자리 잡은 이유 중 하나입니다. PDF/A는 다른 보관 형식보다 더 많은 장점을 가지고 있습니다.
PDF/A의 중요성
PDF/A가 중요한 여섯 가지 이유는 다음과 같습니다.
법률 및 산업 표준 준수
문서가 보관 기준을 충족하려면 PDF/A 형식으로 변환해야 합니다. 정부, 기업, 법률 기관은 공식 기록 보관에 PDF/A 형식을 요구합니다. PDF/A 형식은 시간이 지나도 문서가 변경되지 않고 진위성을 유지하기 때문입니다.
PDF/A 파일은 합법적이고 표준화되어 있기 때문에 많은 국가에서 장기 보존 및 메타데이터 보존을 위해 해당 지역에서 인정하는 ISO 19005 표준을 포함한 표준으로 채택하고 있습니다. 미국 국립문서보관소와 독일 TR-RESISCAN은 법적 효력을 보장하기 위해 문서를 PDF/A 형식으로 저장해야 합니다.
PDF/A는 문서의 장기 보존에 이상적입니다.
앞서 언급했듯이 PDF/A는 전자 문서의 장기 보관을 위해 설계되었습니다. 따라서 생성된 파일은 데이터와 형식 손실 없이 시간이 지나도 접근 및 읽기가 가능합니다. PDF/A 파일은 외부 소스의 렌더링이 필요하지 않으므로 수년, 심지어 100년까지도 저장 및 접근이 가능합니다.
PDF/A를 사용하면 원본 형식을 유지할 수 있습니다.
즉, 수십 년이 지나도 문서의 원래 형식은 장기적으로 동일하게 유지됩니다. 더 중요한 것은 다양한 기기에서 쉽게 접근하고 동일하게 유지된다는 것입니다.
디지털 서명이 필요한 문서에 이상적입니다.
PDF/A는 전자 서명을 내장할 수 있기 때문에 디지털 서명이 필요한 문서를 다룰 때 매우 유용한 옵션입니다. 디지털 서명이 된 문서는 수년간 합법적으로 접근할 수 있습니다.
PDF/A는 글로벌 통합을 용이하게 합니다
PDF/A를 사용하면 모든 언어로 정보를 저장할 수 있습니다. 즉, 키릴 문자, 아랍어, 일본어를 포함한 모든 기기에서 텍스트를 쉽게 표시할 수 있습니다.
PDF/A를 사용하면 콘텐츠를 재사용할 수 있습니다.
PDF/A를 사용하면 텍스트, 이미지, 메타데이터를 체계적이고 접근하기 쉬운 형식으로 보존할 수 있습니다. 또한 실제 텍스트를 보존하는 데 도움이 되므로 해당 문서의 콘텐츠를 다른 문서나 애플리케이션에 복사하여 붙여넣을 수도 있습니다.
다양한 PDF/A 버전과 그 응용 프로그램
PDF/A에는 여러 가지 변형이 있으며, 이는 다양한 PDF/A 표준과 적합성 수준을 혼합하여 만들어집니다. 아래는 세 가지 PDF/A 버전과 그 기능 및 용도를 보여줍니다.
1. PDF/A-1(ISO 19005-1:2005)
PDF/A-1은 PDF 1.4를 기반으로 합니다. 이 버전은 시각적 무결성과 콘텐츠 보존에 더욱 중점을 둡니다. 장기 보존을 저해할 수 있는 기능을 금지하여, 장기간 가독성을 위해 시각적으로 정확해야 하는 문서 보관에 이상적입니다.
PDF/A-1은 a 및 b 적합성 수준을 지원합니다. 정부 기록 및 법률 문서에 적용됩니다.
2. PDF/A-2(ISO 19005-2:2011)
이 버전은 PDF 1.7을 기반으로 합니다. 보관 품질을 유지하면서도 더 높은 유연성이 필요한 문서에 적합합니다. 여기에는 기업 문서, 과학 논문, 디지털 도서 아카이브가 포함됩니다.
PDF/A-2는 더 나은 이미지 품질을 위해 JPEG 2000 및 JBIG2 압축을 지원합니다. 또한, 첨부 파일이 PDF/A 형식인 경우 압축도 가능합니다.
3. PDF/A-3(ISO 19005-3:2012)
이 버전은 PDF/A-2의 모든 기능을 그대로 유지합니다. 두 버전의 유일한 차이점은 PDF/A-3는 Excel과 XML을 포함한 모든 유형의 파일을 첨부 파일로 포함할 수 있다는 것입니다. PDF/A-3의 활용 분야로는 재무 보고서, 전자 송장, 사업 기록 등이 있습니다.
4. PDF/A-4(ISO 19005-4:2020)
PDF/A-4는 PDF/A 표준의 최신 버전입니다. 여러 준수 수준을 제거하여 규정 준수를 간소화합니다. 하위 유형으로는 PDF/A-4f와 PDF/A-4e가 있습니다. 전자는 PDF/A가 아닌 내장 파일을 지원하고, 후자는 3D 모델과 같은 리치 미디어를 지원합니다. 엔지니어링 및 CAD 도면, AI 및 기계 판독 가능 문서, 그리고 최신 디지털 아카이브에 적용할 수 있습니다.
마지막 말
PDF/A 파일을 사용하면 여러 가지 이점을 얻을 수 있지만, 가장 큰 장점은 장기 보관, 접근성, 그리고 수년간의 법률 준수입니다. 더욱이 PDF/A는 장기 문서를 저장하는 합법적인 방법으로 전 세계적으로 인정받는 업계 표준입니다.
기업이라면 신뢰할 수 있는 SDK 플랫폼 도구를 사용하고, 필요에 따라 비즈니스에 적합한 PDF/A 형식을 선택할 수 있습니다. 여기에는 문서의 수명, 접근성, 그리고 다른 파일을 포함해야 하는지 여부가 포함됩니다.
*참고한 원본 글: https://techpp.com/2025/05/08/pdf-to-pdf-a-conversion/
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